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Strukturierung in Gruppenordner & Themen
Seit es Büroarbeit gibt, werden Ordner verwendet, um Vorgänge geordnet zu verwalten. Früher füllten diese die Aktenschränke, später die Datenspeicher auf den Servern oder dem Arbeitsplatz-Rechner. Heute befinden sich alle Vorgänge an einem Ort, in Cocuun. Über ein Rollen- und Rechtessystem werden dort alle benötigten Dokumente bzw. Dateien verfügbar gemacht und mit der gesamten Kommunikation der Teilnehmer einer Gruppe, eines Gremiums oder eines Teams zu den Vorgängen kombiniert. Die Verbindung von Dokumenten und Kommunikation schafft für alle Beteiligten einen Überblick, der in der herkömmlichen Arbeitsweise bislang nur mit riesigem Aufwand möglich war.
Neben Einzelchats und bekannten Gruppenchats bietet Cocuun für mehr Überblick und Ordnung sogenannte „Gruppenordner“ mit hierarchischer Struktur, den „Themen“. Diese Themen sind wie Register in einem Leitz-Ordner zu betrachten. Da jedoch die Kommunikation aus den Themen heraus erfolgt, entsteht so Schritt für Schritt ein vollständiger, nachvollziehbarer und übersichtlicher Vorgang.
Der strukturierte Gruppenordner ist sozusagen als Weiterentwicklung des Gruppenchats zu verstehen, bei dem es nur eine Ebene gibt und alle Teilnehmer der Gruppe gleiche Rechte haben ("schreiben").
Ihr Nutzen Punkt für Punkt:
- Hierarchische Gliederung von Vorgängen
- Gewohnte Datenablage in Ordnern bzw. Themen für alle Beteiligten eines Vorgangs
- Untergliederung der Gruppenordner nach Themen und Funktionsmodulen
- Kommunikation erfolgt aus den Themen heraus und ist somit stets zugeordnet
- Vollständige und nachvollziehbare Vorgänge, Beiträge und Dokumente finden sich immer im richtigen Kontext wieder
- Sichere Archivierung von abgeschlossenen Vorgängen
- Ordnervorlagen helfen bei wiederkehrenden Vorgängen
- Weiterentwicklung einfacher Gruppenchats zu strukturierten Gruppenordnern
Themenbezogene Rechtevergabe bei Gruppenordnern
Sie legen zentral fest, wer in Ihrer geschlossenen Nutzergruppe mitwirken soll – und wer davon Gruppenordner mit Themen im Namen Ihrer Organisation bzw. Ihres Unternehmens erstellen – sowie gegebenenfalls auch Externe frei einladen darf. Ausgewählten Nutzern können Sie auch komplette Admin-Rechte erteilen.
Innerhalb von Gruppenordnern, Themen und Modulen bestimmt der Organisator, wer teilnimmt, wer nur lesen, wer schreiben, moderieren – oder wer administrieren darf.
Ihr Nutzen Punkt für Punkt:
- Vollständige Kontrolle, wer welche Dokumente und Informationen einsehen und/oder bearbeiten darf
- Abgestufte Vergabe von Nutzungsrechten
- Übersichtliche und einfach zu bedienende Benutzerverwaltung
- Einfache Einladung von Teilnehmern zu Gruppenordnern und Themen
- Mit einem Klick bzw. Tap können Benutzerrechte eingeschränkt oder entzogen werden
Videokonferenz für Meetings zu zweit oder in der Gruppe
Teilnehmer eines Einzelchats oder Gruppenordners können einfach per Klick/Tap eine sichere Videokonferenz starten bzw. dort teilnehmen. Ideal für Ihre Gruppenmeetings.
Vorteile:
- Es ist keine separate Installation notwendig.
- Die Dauer von Videokonferenzen ist zeitlich nicht begrenzt.
- Die Cocuun-Videokonferenz funktioniert DSGVO-konform.
- Die Lösung wird auf leistungsfähigen Servern im deutschen Rechenzentrum betrieben, für höchsten Datenschutz und -sicherheit.
- Die leistungsstarke Technik sorgt dabei für optimale Video- und Sprachqualität.
Gemeinsamer Organizer
Der Organizer kann in Gruppenordnern einfach themenbezogen ergänzt werden - und ermöglicht gemeinsame Termin- und Aufgabenplanungen, die übersichtlich dem jeweiligen Thema zugeordnet sind. Optimal auch für Terminserien und in Verbindung mit Aufgabenplänen.
Ihr Nutzen Punkt für Punkt:
- Sinnvolle Ergänzung von Themen eines Gruppenordners
- Zeitpunkte oder –räume eines Vorhabens (bspw. Veranstaltung, Sitzung, Meeting) definieren
- Termine abstimmen: Zu-/Absage, neuer Terminvorschlag etc. durch Teilnehmer im Thema
- Aufgaben in der Teilnehmergruppe verteilen
- Vorlagen helfen bei wiederkehrenden Vorgängen
Gemeinsame Checklisten
Gemeinsame Checklisten dienen der Übersicht aller Aktivitäten, ob bei einfachen Aufgaben, komplexen Projekten oder bei wiederkehrenden Abläufen. Checklisten ordnen Sie übersichtlich dem jeweiligen Thema in einem Gruppenordner zu. Optimal z.B. für Einkaufs-, Material-, Aufgaben- und To-Do-Listen.
Ihr Nutzen Punkt für Punkt:
- Einfach gemeinsame Checkliste im Thema eines Ordners anlegen und benennen.
- Einfach Checkliste benennen und kurz beschreiben.
- Checkpunkte frei erfassen und ggf. sortieren.
- Übersichtlich gliedern durch frei erfassbare Zwischenüberschriften.
- Per Rechtevergabe anderen Teilnehmern zur Bearbeitung/Nutzung freigegeben.
- Tipp: Bereits erstellte Checkliste einfachen importieren!
- Checklisten lassen sich komplett als csv-Datei exportieren
- Vorlagen helfen bei wiederkehrenden Vorgängen
Abstimmungen / Umfragen
Ideal für Abstimmungen oder Umfragen unter Teilnehmern eines Themas im Gruppenordner. Die Ergebnisse werden übersichtlich dargestellt.
Ihr Nutzen Punkt für Punkt:
- Hilfreiche themenbezogene Ergänzung in Gruppenordnern.
- Schnell und einfach Meinungen einholen bzw. Votings ermöglichen und allen die gemeinsamen Ergebnisse sichtbar machen.
- Abstimmung benennen, kurz beschreiben sowie Abstimmungsmethode wählen: Einfach-, Mehrfachauswahl, Prioritätenzuordnung.
- Beliebig viele Fragen bzw. Abstimmungspunkte erfassen.
- Per Rechtevergabe andere Teilnehmer des Themas zur Abstimmung einladen.
- Vorlagen helfen bei wiederkehrenden Vorgängen.
- Übersichtliche Ergebnisdarstellung.
Feedback-Formular
Dieses Funktionsmodul kann in Gruppenordnern einfach themenbezogen ergänzt werden. Für Anfragen an Teilnehmer, um gezielte und auswertbare Antworten auf spezielle Fragen einzufordern. Optimal z.B. für Einladungen mit Zu-/Absagemöglichkeit, Bewertungen, Rückmeldungen mit Datenabfrage uvm.
Ihr Nutzen Punkt für Punkt:
- Optimale Ergänzung in Themen eines Ordners.
- Bezeichnung geben und Anliegen kurz beschreiben.
- Anfragepunkte frei formulieren.
- Antwortmöglichkeiten konfigurieren: Freitext, Anzahl, ja/nein.
- Vorlagen helfen bei wiederkehrenden Vorgängen.
- Übersichtliche Darstellung kumulierter Ergebnisse.
- Ideal für die Veranstaltungsplanung: das Modul eignet sich nicht nur ideal für Einladungen und Rückmeldungen, sondern bietet nun auch die Möglichkeit die maximale Teilnehmerzahl zu begrenzen.
Ordnerstrukturen als Musterlösungen
Ordnerstrukturen exportieren & importieren
Legen Sie komplette Ordnerstrukturen als Muster an – und stellen Sie diese Ihrer Organisation als .civ-Datei zum Importieren zur Verfügung.
Musterlösungen verwenden
Direkt in Cocuun erhalten Sie eine Auswahl fertiger Ordnerstrukturen, die Sie mit einem Klick bzw. Tap kostenfrei als Musterlösungen für Ihre eigenen Gruppenordner verwenden können. Selbstverständlich können Sie diese selbst weiter anpassen. Ideen zu diesen Muster-Ordnern lieferten u.a. auch "Cocuun-erfahrene" Kunden aus den jeweiligen Bereichen.
>> Die Musterlösungen stehen als .civ-Dateien auch hier zum Download bereit. <<
Moderierte Themen / anonyme Leser
Die Moderation eines Themas, Vorgangs oder Projekts unterstützt die geordnete Kommunikation aller Beteiligten, weil es einen zentralen Ansprechpartner (Moderator) gibt.
- Die Moderation findet auf der Themenebene statt. Es können verschiedene Rollen vergeben werden: Moderatoren, Autoren, Leser.
- Beiträge können nur von Autoren verfasst werden.
- Kommentare, Fragen oder Hinweise können Teilnehmer per Chat nur an Moderatoren richten.
- Diese Chats sind nur für den jeweiligen Teilnehmer und alle Moderatoren sichtbar, dies reduziert die Menge an Beiträgen für alle anderen im Thema.
- Ein Moderator kann dem fragenden Teilnehmer entweder persönlich antworten – oder bei relevanten Inhalten einen Beitrag für alle Teilnehmer im Thema verfassen.
- Moderatoren können gleichzeitig auch Autoren sein.
Beispiele für den optimalen Einsatz moderierter Themen:
- Einrichtung eines „Wikis“ für gemeinschaftlich nutzbares Wissen und Erfahrungen: Autoren liefern Beiträge, Kommentare und Ergänzungen der Mitarbeiter gehen nur an Moderatoren.
- Auch zur Förderung der internen Kommunikation geeignet, wie z.B. „Information des Vorstands“. Die Rückfragen der Mitglieder bzw. Belegschaft gehen nur an Moderatoren.
- Abbildung eines Vorgangs mit vielen beteiligten „Randfiguren“. Dies reduziert die Menge der Beiträge für die eigentlichen Akteure.
- Bei Themen, die z.B. Abstimmungen und Feedback-Anfragen enthalten, können Rückfragen mit Moderatoren geklärt werden.
- Einrichtung eines Support-Gruppenordners mit moderierten Themen als besonderen Service für Geschäftspartner, Kunden etc.
- Einrichtung eines Newsletters für Mitglieder, Kunden, Partner
Persönlicher Aufgaben-Manager
Persönliche ToDos managen: erstellen, verwalten, bearbeiten. So behalten Sie alle Aufgaben im Blick und vergessen Sie nichts mehr!
- Persönliche Aufgabe frei – oder mit Bezug zu einem Beitrag anlegen.
- Erinnerung mit Datum und Uhrzeit aktivieren.
- Wiederkehrende Aufgaben per Serienfunktion einrichten.
- Aufgaben bearbeiten, quittieren, nach Erledigung löschen.
- Durch Bezug zum Vorgang bzw. Beitrag in einem Thema kann die Erledigung schnell dokumentiert werden.
Protokollierung / Archivierung
Mit der Protokoll-/Archivfunktion lassen sich Gruppenordner und Themeninhalte in ein PDF-Dokument konvertieren und zusätzlich inklusive aller Anhänge in ein ZIP-Archiv packen. Wichtige Themeninhalte „offizieller“ Ordner lassen sich so zur Dokumentation separat archivieren.
Cocuun ist auch für digitale Meetings ideal geeignet. Mit der Protokollfunktion können Sie den Chatverlauf im PDF-Protokoll festhalten und anschließend teilen oder ablegen. Digitale Meetings ersparen allen Beteiligten enormen Zeit- und Arbeitsaufwand.
Historie & Synchronisierung
Synchronisierung
Alle Dokumente, Beiträge und Chat-Inhalte sind überall und synchron auf den Smartphones, Tablets und Desktop-Rechnern verfügbar, wo Sie Cocuun installiert haben und eingeloggt sind.
Historie
Neue Teilnehmer in Gruppenchats, Gruppenordnern & Themen sehen dort die komplette Historie der Beiträge mit allen früheren Datenuploads. Wechselnde Gruppenteilnehmer bzw. Verantwortliche können sich dadurch schnell in bestehende Vorgänge und Projekte einarbeiten.
