Kommunikation ist der Motor unseres genossenschaftlichen Bündnisprojekts

„Wenn aus einer Idee ein Projekt wird, kann sich die anfängliche Konzept-Euphorie schnell in einen gewissen Umsetzungsfrust wandeln. Im Laufe des Projekts betreten immer mehr Mitspieler das Spielfeld, die Komplexität steigt und die wachsende Frequenz beim Austausch von Informationen und Dokumenten verursacht einen immer höheren Aufwand. Da stoßen insbesondere ehrenamtlich engagierte Akteure schnell an ihre Grenzen.

Damit wir nicht in diese „Falle“ laufen, haben wir uns bereits in einer frühen Projektphase für Cocuun entschieden, und zwar ohne vorher einen aufwändigen Auswahlprozess für ein Collaboration-Tool gestartet zu haben. Schließlich hatte sich Cocuun bereits in anderen von mir betreuten Projekten bestens bewährt. Jetzt galt es lediglich, alle Beteiligten ins „Cocuun-Boot zu holen“. Nach anfänglicher Skepsis gelang dies überraschender Weise innerhalb weniger Tage zu einhundert Prozent.

Nach mittlerweile mehr als zwei Jahren Projektlaufzeit kommen immer wieder neue Mitmacher hinzu, die sich sofort nach Ihrer Registrierung bestens in Cocuun zurechtfinden. So können wir mit Stolz feststellen, dass es innerhalb der Projektgruppe keinerlei unstrukturierter E-Mail- oder WhatsApp-Kommunikation mehr gibt – nur noch Cocuun.
Wichtig ist jedoch, dass die Struktur der Themen und Module von einem verantwortlichen Kümmerer aktuell gehalten wird. Die zwei Minuten Aufwand, um ein neues Thema oder ein neues Modul anzulegen oder eine/n neuen Berechtigte/n hinzuzufügen, ersparen hinterher ein Vielfaches an Zeit – und zwar für alle Beteiligten.

Wenn wir den Nutzen von Cocuun für unser Projekt beschreiben sollten, dann sind es vor allem folgende Aspekte, die uns das Projektmanagement erleichtern:

1. Keine redundante Datenhaltung auf den Rechnern der zahlreichen Akteure.
2. Nachvollziehbar dokumentierte Vorgänge in jedem Projektbereich.
3. Jederzeitige und ortsunabhängige Verfügbarkeit aller Information und Dokumente.
4. Leichte und sichere Zuordnung der Informationen und Dokumente zu den jeweiligen Funktionen der Beteiligten.
5. Schnelle, unkomplizierte und formlose Kommunikation in Gruppen oder im 1:1 Chat.
6. Universelle Verfügbarkeit auf Desktop, Tablet und Smartphone.
7. Alle Akteure befinden sich im Projektablauf stets auf „Ballhöhe“.

Dass wir den 7. Punkt voll und ganz erreicht haben, ist das Ergebnis der sechs vorhergehenden Nutzenaspekte.

Einer der Meilensteine unseres Projekts war die Gründung der Genossenschaft. Dieser Schritt war zwangsläufig mit der Berufung von Vorständen und Aufsichtsräten sowie mit weiteren genossenschaftsrechtlich bindenden Aufgaben verbunden. Auch diese wurden von Beginn an und werden bis heute schnell und unkompliziert in Cocuun eingebunden.

Heute können wir das Fazit ziehen, dass wir uns eine Projektkommunikation ohne Cocuun nicht mehr vorstellen können.

Wendelin Abresch,
Mitinitiator und Projektbegleiter des regionalen Bündnisprojekts wällermarkt: www.waellermarkt.de