Projekt „neue Vereinshomepage“ stressfrei organisiert

Der Vorstand sowie Abteilungen des Turn- und Sportvereins Hilgert nutzen Cocuun seit 2017. Damit bietet der Verein eine DSGVO-konforme Alternative zu WhatsApp-Gruppen. Cocuun dient seit 2019 zudem als Projektplattform zur Erstellung und Pflege der neuen TuS-Website. Meetings zur Abstimmung zwischen mehr als 20 Projektteilnehmern waren und sind nicht mehr erforderlich.

Michael Breiden, Webmaster und Ersteller der TuS-Website, berichtet:

„Vereinsmitglieder und Interessierte erwarten heute, dass sie sämtliche Vereinsinformationen ergoogeln bzw. einfach im Web vorfinden. Vereine möchten sich daher adäquat im Internet präsentieren - und zwar modern, responsiv, professionell.

In meinem Verein, einem Allsportverein, war die Website technisch veraltet. Verantwortlich für die Öffentichkeitsarbeit des Vereins, nahm ich daher in 2019 das Projekt "neue Homepage" in die Hand. Mit dem Wissen, dass bei 15 Vorstandsmitgliedern, 18 Abteilungen, 8 Fußballmannschaften und zig Trainern vermutlich mehr Zeit für interne Abstimmungen einkalkuliert werden muss, als für die eigentliche Erstellung und Gestaltung der Website, startete ich zunächst mit wenig Elan.

Seit drei Jahren nutzen wir im Vorstand bereits Cocuun statt WhatsApp. Es war daher keine Frage, dass mir nur Cocuun bei der geordneten Bewältigung des Projekts helfen könnte. Denn ich brauchte einen Kommunikationskanal, der mir selbst viel Übersicht über Aufgaben und Status verschafft, z. B. bei der Einforderung von Texten und Fotos, bei der Abstimmung nach Fertigstellung der jeweiligen Seiten, bei Erhalt von neuem Input sowie finalen Abstimmungen mit allen Ansprechpartnern.
Mit nur drei Ausnahmen waren alle in Cocuun "drin". Ich legte also Mitte 2019 einen Gruppenordner für das Projekt "Neue TuS-Website " an, darunter für jede Sportart sowie für Geschäftsführung, Geschichte, Sportstätten, Events usw. jeweils ein eigenes Thema.

Das hatte für mich als Projektleiter und Website-Bastler folgende Vorteile:

• in jedem Thema hatte ich nur die Ansprechpartner, die ich brauchte
• diese wiederum sahen nur Nachrichten, die sie betrafen
• ich hatte dadurch eine gute Übersicht über alle Bereiche
• ich konnte mir gezielt eine Sportart/Web-Seite nach der anderen vornehmen
• neue, nicht bearbeitete Rückmeldungen ließ ich einfach ungelesen stehen oder markierte sie. So blieben für mich alle ToDos thematisch zugeordnet super im Überblick.

Zusätzlich legte ich im Gruppenordner ein gemeinsames Thema an, wo ich alle Projektteilnehmer nur lesend hinzufügte, um sie alle zentral und einseitig informieren zu können. Hier ergänzte ich für alle noch eine Checkliste mit Übersicht aller Seiten und deren aktuellem Status "in Arbeit", "in Abstimmung", "fertig".
Nachdem die Lieferung des Inputs zunächst recht schleppend startete, kamen wir im November und Dezember zügig voran. Auch weil ich mit der Checkliste allen Beteiligten immer einen aktuellen Überblick zum Stand der einzelnen Seiten lieferte. So wollte vermutlich auch keiner der letzte sein und arbeitet fleißig mit. Am 2.1. ging die neue Website dann pünktlich online. Ohne Cocuun wäre es vermutlich ein katastrophales Abstimmungsprozedere geworden.

Auch wenn einzelne Teilnehmer den Unterschied zum Arbeiten mit E-Mail vermutlich nicht so wirklich sehen, aber die Person, bei der die Fäden zusammenlaufen und die den Überblick über Nachrichten und gelieferte Daten behalten muss, für die ist die Collaboration-Lösung eine enorme Entlastung. Sie spart Zeit, Nerven, Aufwand und lässt einen wesentlich beruhigter, stressfrei und effizienter ein solches Gemeinschaftsprojekt angehen und umsetzen.

Und das beste ist: wir haben uns nur einmal zur Abstimmung in der Runde treffen müssen, nämlich lediglich zur Erstpräsentation im Vorstandsmeeting. Alles andere lief komplett digital.

Auch bei der Pflege der Website bin ich heute nicht auf Telefonate, Meetings usw. angewiesen, noch nicht einmal auf einen zentralen PC zuhause. Denn den Input erhalte ich strukturiert im Gruppenordner, habe somit immer "alles in der Tasche" und kann Website-Änderungen auch unterwegs vom Tablet aus machen.“