So organisieren Sie Ihren Verein, Ihre Institution,
bzw. Ihre Organisation mit Cocuun:
Das Management von Non-Profit Organisationen wie Vereinen, Bildungseinrichtungen oder Initiativen stellt für die Verantwortlichen eine große Herausforderung dar. Insbesondere die Kommunikation mit den oft zahlreichen Mitgliedern und Ehrenamtsinhabern wird über sehr unterschiedliche Kanäle organisiert und verursacht eine Menge Arbeit. Nicht immer ist gesichert, ob die Informationen angekommen sind, weil z.B. die gewünschten Reaktionen ausbleiben.
Cocuun ist auf allen internetfähigen Endgeräten verfügbar und erfordert keinen IT-Spezialisten für die Einrichtung und den Betrieb. Ob als Web- oder Desktopversion auf dem PC, ob als App für iOS Geräte wie iPhone und iPad oder für alle Android Smartphones oder Tablets, Cocuun ist immer da wo die Nutzer sind.
Mit Cocuun wird Ihre Organisation agiler und dynamischer, denn Cocuun bietet dafür die wichtigste Voraussetzung: alle Beteiligten verfügen über den gleich hohen Informationsstand zum jeweiligen Vorgang. Mit dem Einsatz von Cocuun greifen alle Beteiligten auf die gleichen Dokumente zu und tauschen innerhalb der jeweiligen Vorgänge einfach, unbürokratisch und transparent Informationen aus. So können Anzahl und Dauer von Treffen und Sitzungen reduziert werden. Die zeitraubende Bearbeitung von E-Mails und die redundante Verwaltung von E-Mail-Anhängen entfallen.
Beispiel: Die Akteure legen einen Ordner mit relevanten Themen an, fügen wichtige Teilnehmer hinzu und diskutieren die Themen, um eine Entscheidung herbeizuführen. Wenn eine formale Abstimmung durchgeführt werden soll, können sie die entsprechende Zusatzfunktion hinzufügen und dafür verwenden.
"Mit solchen modernen Technologien lässt sich die Arbeitseffizienz um bis zu 50% steigern." (Deutsche Social Collaboration Studie 2019)
Mit Cocuun sind alle Akteure über eine sichere Online-Plattform vernetzt und stets „auf Ballhöhe“ der Information.
Wo immer Sie oder ihre Mitglieder sich gerade befinden, mit Cocuun sind alle Beteiligten stets „auf Ballhöhe“ der Information – und zwar ohne, dass aktiv nervige E-Mails, SMS oder WhatsApp-Nachrichten versendet werden müssen. Cocuun erzeugt nach jeder Aktivität innerhalb der jeweiligen Vorgänge automatisch eine Push Nachricht an die App. So stehen allen Beteiligten überall und jederzeit alle Informationen und Dokumente zur Verfügung. Auch die Bearbeitung kann von unterwegs aus erfolgen.
Cocuun macht unabhängig. Ob in der Geschäftsstelle, beim Mitglied zuhause, in der Bahn, im Homeoffice oder in der Gremiensitzung – mit Cocuun haben Sie Zugriff auf all Ihre Vorgänge innerhalb Ihres Verantwortungsbereichs, auf einzelne Bereiche oder auf alles – je nach Funktion. Alle Zugangsberechtigungen werden über ein sicheres und einfaches Rollen- und Rechtesystem geregelt.
Beispiel: Für eine anstehende Veranstaltung erstellen die Organisatoren gemeinsam eine Einkaufsliste. Darauf hat das Einkaufsteam auch mobil Zugriff und kann direkt beim Einkauf im Markt die Checkpunkte abhaken.
Cocuun ist überall verfügbar, wo es eine Verbindung zum Internet gibt.
Mehr Übersicht, mehr Ordnung, mehr Transparenz.
Die alltägliche Kommunikation hat sich im Alltag von Organisationen zu einer steigenden Flut von E-Mails und Dokumenten entwickelt. Insbesondere werden die E-Mail-Anhänge von jedem Empfänger auf individuelle Weise abgelegt und verwaltet. Die Folge sind ein redundantes Dokumentenmanagement, Verlust von wertvoller Zeit und unklare oder nicht vorhandene Zuordnung zu den Vorgängen.
Die Lösung heißt Cocuun. Mit Cocuun werden sowohl die Dokumente als auch jegliche fallbezogene Kommunikationselemente, ob Chat, Kommentar oder Beitrag, direkt dem richtigen Vorgang zugeordnet - und zwar ohne jeglichen Mehraufwand. So wird aus der meist unstrukturierten E-Mail-Kommunikation und der dezentralen Dokumentenablage ein strukturierter Vorgang, der alle Akteure auf ein gleich hohes Informationsniveau hebt. Auch im Nachhinein kann jeder Vorgang exakt nachvollzogen werden.
Beispiel: Für Ihr Gremium erstellen Sie einen Ordner, darin ein Thema "Allgemeiner Chat" sowie Themen für jeden Sitzungstermin mit den Unterthemen "Einladung", "Protokoll" und "Aufgaben". Der gesamte Kommunikationsverlauf und alle Dokumente stehen für die Gremienmitglieder jederzeit mobil und am Arbeitsplatz zur Verfügung, ohne dass diese von jedem Einzelnen selbst verwaltet werden müssen.
Cocuun macht aus dem oftmals unstrukturiertem E-Mail-Verkehr ohne Mehraufwand strukturierte, nachvollziehbare und vollständige Vorgänge.
Klar ist, dass zentral geregelt werden kann, wer Einblick in welche Dokumente und Vorgänge hat. Da dies jedoch oftmals nicht generell gelöst werden kann, bietet Cocuun ein sicheres, fallbezogenes Rollen- und Rechtesystem. Mit wenigen Mouse Klicks vergibt der verantwortliche Organisator abgestufte Rechte für einzelne Ordner und Themen. Auch Externe können einen vollständigen oder eingeschränkten Zugang zu Ordnern oder Themen erhalten.
Beispiel: Es gibt Funktionsträger, Vorsitzende, Abteilungsleiter, aktive und passive Mitglieder. Je nach Rolle, Funktion und aktiver Mitarbeit in der Organisation können Teilnehmern Lese- oder auch Schreibrechte in Ordnern und Themen und damit Zugriff auf gewisse Dokumente und Inhalte gegeben werden – oder eben nicht.
Die Optionen zur Rollen- und Rechtevergabe finden Sie hier.
Cocuun passt sich den Strukturen, Verantwortlichkeiten und Arbeitsweisen der Organisation an. Ob Führungskräfte im Hauptamt, Mandatsträger, Mitglieder, Sponsoren, Helfer oder sonstige interne und externe Akteure, Cocuun orientiert sich konsequent an den Informations- und Kommunikationsbedürfnissen der Nutzergruppen.
Alle Vorgänge sind von Anfang bis Ende transparent, weil Dokumente und die dazugehörige Kommunikation stets in Ordnern und Themen organisiert und automatisch dokumentiert werden. Auch alle abgeschlossenen Vorgänge lassen sich zu jeder Zeit wieder aktivieren und sichten.
Cocuun sorgt für Transparenz und schafft damit die Voraussetzung für eine perfekte Vernetzung aller Menschen, die einer Organisation dienen.
Bei Bedarf steht unser Team für die Unterstützung in allen Projektphasen zur Verfügung, wie z.B. Beratung bei der Konzeption der Cocuun-Strukturen, Schulung Ihrer Organisatoren, Erarbeitung der Kommunikationsstrategie für die Einführung von Cocuun in Ihrer Organisation sowie Präsentationen in Gremien oder wichtigen Nutzergruppen.
Cocuun bietet sichere Verschlüsselung nach modernen Methoden – und erfüllt die Anforderungen der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bzw. deutscher Datenschutzgesetze.
Cocuun wurde von EXEC IT Solutions GmbH in Deutschland entwickelt und wird in einem namhaften, zertifizierten deutschen Rechenzentrum betrieben.
Unser Versprechen
- Ihre Daten gehören vollständig Ihnen als Anwender.
- Nur Sie selbst bestimmen, wer welche Daten sehen darf.
- Wir betreiben keine Sammlung und Weitergabe von Anwenderdaten, Kontaktdaten oder Kontaktverbindungen.
Unsere Expertise
Nahezu 30 Jahre Erfahrung in Betrugsprävention und Verschlüsselung! (siehe exec.de)
Wir sind seit vielen Jahren auf die Entwicklung von Lösungen für Kreditinstitute im Bereich Risikomanagement, Betrugsprävention, Steuerung und Verschlüsselung spezialisiert. Namhafte Banken und Unternehmen setzen unsere Lösungen erfolgreich ein.