Fragen & Antworten zum Start mit Cocuun

Der Name ist von Cocoon (Kokon) abgeleitet. Er stellt den Aspekt der Sicherheit, der für unsere Anwender und uns ein besonderes Anliegen ist, in den Vordergrund. Cocuun steht zudem für Communication, Container, Collaboration und "unique", wie "einzigartig".

Denn neben Kommunikation, Zusammenarbeit sowie Datenaustausch innerhalb von Gruppenchats und Gruppenordnern machen Zusatzfunktionen sowie die themenbezogene Rechtevergabe Cocuun einzigartig.

Download und Installation der Cocuun Apps/Software sind kostenlos. Die Nutzung ist für jeden einzelnen Anwender ebenso kostenlos. Sie können nach eigenem Wunsch unbegrenzt viele Gruppenchats und Gruppenordner mit Themen anlegen sowie Teilnehmer einladen, um mit ihnen zu chatten, Dateien auszutauschen, gemeinsam Dinge zu organisieren uvm. Dazu steht jedem Nutzer 1 GB für die Inhalte seiner Gruppenchats und -ordner zur Verfügung.

Für Organisationen, Vereine und Initiativen stellen wir inzwischen die nächste Generation unserer Kollaborationslösung zur Verfügung:  mantau! Der Gruppenmanager

Cocuun ist weit mehr, als eine sichere, deutsche Alternative für WhatsApp & Co.

1. Cocuun ist eine sichere Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb geschlossener Nutzergruppen wie Teams, Abteilungen, Geschäftspartner. Cocuun vereint im Prinzip die Möglichkeiten ähnlich der E-Mail, einem Messenger sowie einem Web-Speicher wie Dropbox.
2. Cocuun bietet Einzelchats für Dinge, die Sie besser zu zweit klären, wie Sie es ggf. von einfachen Messengern kennen. 
3. Mit einfachen Gruppenchats kommunizieren Sie in der Gruppe, ebenfalls wie von herkömmlichen Messengern gewohnt, jedoch mit folgenden Vorteilen:
   • mit Historie, d.h., neue Gruppenchat-Partner sehen Beiträge und Dokumente der Vergangenheit, das bietet WhatsApp z.B. nicht.
   • als App für iOS und Android, im Web per Browser sowie als Desktop-Application für Windows und macOS einfach und komfortabel nutzbar, das bieten einfache Messenger nicht in der Art. Die Inhalte werden auf allen Medien in Echtzeit synchronisiert.
   • mit höchster Datensicherheit (z.B. TLS-verschlüsselte Übertragung) und nach gesetzeskonformem Datenschutz (DSGVO-konform) entwickelt und gehostet in Deutschland
4.  Cocuun bietet darüber hinaus Gruppenordner, die nächste Generation der Gruppenchats, für die effiziente, geordnete und übersichtliche Zusammenarbeit mit anderen. Das bieten einfache Messenger nicht.
   • Inhalte können Sie hier übersichtlich in Themen und Funktionsmodulen strukturieren. Der Gruppenordner als übergeordnete Ebene kann beliebig viele Themen enthalten, um Nachrichten-, Diskussionsinhalte und Dokumente einzuordnen: . 
   • Sie können Teilnehmer einladen und diesen themenbezogen Rechte vergeben: schreiben, lesen, moderieren, administrieren
   • Innerhalb von Themen können Sie Informationen, Dokumente, Fotos, Videos, Dateien jeglichen Formats teilen bzw. speichern
   • Sie können Umfragen, Abstimmungen, Organizer, Checklisten als Funktionsmodule flexibel und themenbezogen einbinden
5. Bei Messengern wie WhatsApp gibt es lediglich Gruppenchats. Oftmals werden hier diverse Themen gleichzeitig durcheinander diskutiert, unnötig kommentiert usw., was in der Regel sehr unübersichtlich wird und nicht für die Organisation von Projekten oder Abbildung von Vorgängen im Arbeitsalltag taugt.

Zu Ihrem persönlichen Speicherplatz zählen die Daten, die innerhalb der von Ihnen angelegten und administrierten Gruppenchats und Gruppenordnern insgesamt anfallen, somit auch die Uploads anderer Teilnehmer in Ihren Gruppen.

Sobald die Obergrenze erreicht ist, erhalten Sie automatisch einen Hinweis zur begrenzten Speicherkapazität. Ältere Einträge und abgeschlossene Gruppenordner - oder einzelne Themen darin - können Sie möglicherweise löschen, um freien Speicherplatz zu erhalten.

Die Datenschutz- und Nutzungsbedingungen von WhatsApp sollte man sehr genau lesen.

• Der Nutzer muss die Telefonnummern seiner Kontakte – unabhängig, ob es sich um Nutzer von WhatsApp handelt – zur Verfügung stellen.
• WhatsApp sammelt Daten und Informationen aus dem Kontaktordner des Nutzers.
• Der Nutzer bestätigt, dass er autorisiert ist, diese Daten weiterzugeben.
• WhatsApp übermittelt alle Daten auf Server in die USA.
• Der Nutzer erkennt an, dass die Datenschutzrichtlinien der USA gegenüber den Richtlinien des Landes, in dem WhatsApp genutzt wird, unterschiedlich sein können.
• Gerichtsstand für jeden Nutzer – auch Europäer – ist ausschließlich Kalifornien, USA.
• WhatsApp gehört zur Facebook-Unternehmensgruppe und gibt Daten an mindestens diese weiter zwecks Werbezustellungen innerhalb anderer Apps der Unternehmensgruppe.
• Ob das Arbeiten mit WhatsApp DSGVO-konform erfolgt, wird in Frage gestellt.

Cocuun wurde in Deutschland entwickelt und mit modernen Verschlüsselungsmethoden versehen. Cocuun erfüllt die Anforderungen der neuen Datenschutzgrundverordnung bzw. deutscher Datenschutzgesetze (EU-DSGVO).

Registrierung mit Verifizierung
Bei Registrierung erfolgt die Adressverifizierung zur Sicherheit per Code-Eingabe-Verfahren.

Verschlüsselte Datenübertragung
Alle Verbindungen von und zu Cocuun sind TLS-verschlüsselt und werden über eine managed Firewall überwacht. Es werden unterschiedliche Cipher Suites unterstützt. Zugriffe auf HTTP werden automatisch auf HTTPS umgeleitet. Auch die interne Datenübertragung im Rechenzentrum erfolgt verschlüsselt.

Sicherheit im Rechenzentrum
Der Betrieb erfolgt in zwei Rechenzentren der TNG Stadtnetz GmbH / ennit, Kiel. Der Rechenzentrumsbetreiber ist PCI-DSS 3 und ISO 27001 zertifiziert. Serverstandort ist Deutschland. Alle Systeme sind gegen Fremdzugriffe gehärtet. Die Speicherung der Nutzdaten erfolgt ausschließlich verschlüsselt. Die Verschlüsselung erfolgt hybrid mit einem generierten symmetrischen AES 256 Bit Schlüssel und einem asymmetrischen RSA 2048 Bit Schlüssel. Die verwendeten Schlüssel können nur mit zwei unabhängigen Kennwörtern im Vier-Augenprinzip freigeschaltet und aktiviert werden. Alle Systeme sind einem Monitoring integriert und werden überwacht. Die Administration der systemkritischen Bereiche ist nur im Vier-Augenprinzip möglich. Die Administration hat keine Zugriffsmöglichkeit auf entschlüsselte Nutzdaten.

Verfügbarkeit
Der Betrieb von Cocuun erfolgt gespiegelt an zwei Standorten im Cold Standby. Täglich erfolgt eine vollständige Spiegelung auf das Cold-System und ein Backup auf Band. Die Spiegelung und das Backup sind in einem automatischen Überwachungsprozess integriert.

App-Sicherheit
Cocuun ist auf den Plattformen iOS und Android verfügbar. Beide Plattformen unterstützen die vollständige Verschlüsselung der Nutzdaten. In älteren Android-Versionen (< Version 5) kann und sollte die Verschlüsselung manuell aktiviert werden. Für einen erweiterten Zugriffsschutz kann Cocuun mit einem PIN, einer Touch- oder einer Face-ID gesichert werden.

Der Nachrichten- und Datenaustausch per Cocuun ist damit sicherer als die herkömmliche E-Mail-Kommunikation. Im Gegensatz zu bekannten Messengern werden keine Daten an andere Organisationen, ins Ausland bzw. die USA weitergegeben. Es erfolgt keinerlei Zugriff auf Adressverzeichnisse von Desktop- oder Mobilgeräten, es werden keine Telefonnummern verwendet und es werden keine Kontaktdaten oder Kontaktverbindungen weitergegeben. Auf die Cocuun-Kontakte eines Nutzers wird technisch nur im Rahmen seiner eigenen Suche in Cocuun zugegriffen. Cocuun-Nutzer, die nicht miteinander in Verbindung stehen, können sich auch nicht per Suche dort finden.

Hinweis zu Kommunikationslösungen amerikanischer Unternehmen

Im März 2018 trat der sog. US-CLOUD Act in Kraft und erlaubt US-Behörden, auf personenbezogene Daten zuzugreifen, die im Besitz oder unter der Kontrolle von US-Unternehmen sind – auch dann, wenn sich diese Daten außerhalb der USA befinden. Das entspricht nicht unseren deutschen bzw. europäischen Datenschutzgesetzen!

Unsere Expertise
Die EXEC IT Solutions GmbH ist seit nahezu 30 Jahren auf moderne Software- und Kommunikationslösungen in den Bereichen Risikoprüfung, Betrugsprävention, Prozesssteuerung und Datenverschlüsselung spezialisiert. EXEC sorgt damit bislang in erster Linie bei namhaften Kreditinstituten und Telekommunikationsunternehmen für Sicherheit. Frühzeitig hat EXEC für seine Kunden die sichere Vernetzung zum Austausch verschlüsselter Daten, Dokumente und Informationen realisiert. Die Technologieumgebung der EXEC Lösungen erhielt diesbezüglich diverse Zertifizierungen.

Weitere Informationen 

Durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wäre ein gravierender Vorteil von Cocuun aktuell nicht gegeben: der Zugriff neuer Teilnehmer in einem Ordner oder Chat auf Inhalte der Vergangenheit. Dies halten wir für die effiziente Zusammenarbeit in der Gruppe für äußerst wichtig. Denn im Arbeitsalltag kommen häufig erst später Projektteilnehmer hinzu oder wechseln. Diese benötigen natürlich den Zugriff auf vergangene Nachrichten und in Gruppenordnern themenbezogen abgelegte Dokumente.

Weitere Informationen & Datenblatt zum Thema Sicherheit.

Wir verweisen hier auf unsere Übersichtsseite. Unter "Download Apps/Software“ finden Sie detaillierte Informationen.

Ja, Cocuun ist multigeräte- und multiplattformtauglich konzipiert. Alle Chats und Uploads werden immer gleichzeitig in der Cocuun App (für iOS oder Android) sowie in der Windows-Desktop-, macOS- sowie Web-Version aktualisiert. Sie können Cocuun im Büro oder zuhause am PC, Notebook oder Mac nutzen – wie auch unterwegs per Smartphone und Tablet.

iOS: Fotos, PDF-Files und Office-Dateien können per integriertem Viewer in Cocuun angezeigt werden.
Android: Fotos können per integriertem Viewer in Cocuun angezeigt werden. Für das Anzeigen von PDF-Files sollte einfach ein PDF-Viewer installiert werden (z.B. kostenloser Acrobat Reader).
Windows, macOS: Fotos und PDF-Files können per integriertem Viewer in Cocuun angezeigt werden. 

Alle anderen Dateien in Anhängen können Sie abhängig vom Betriebssystem direkt oder mit entsprechend installierten Programmen bzw. Apps öffnen.

Cocuun ist für vielerlei Anwendungen in der Zusammenarbeit geeignet. Je nach Anwendungsfall muss die App auf Daten Ihres mobilen Geräts zugreifen, damit die gewünschte Funktionalität gewährleistet werden kann.

Ihre Sicherheit ist uns wichtig!
Auch wenn Cocuun auf Daten Ihres Mobilfunkgeräts für die jeweilige Funktionalität zugreift, so können Sie dennoch sicher sein, dass dadurch keine Daten kopiert und an Dritte weitergegeben werden. Cocuun funktioniert nach strengen deutschen Datenschutzgesetzen – und der Name „EXEC IT Solutions GmbH“ steht seit nahezu 30 Jahren für vertrauenswürdige, seriöse und sichere IT-Lösungen (siehe Datenschutzerklärung – und „Sicherheit made in Germany„).

Folgende Zugriffe auf Ihr mobiles Gerät erfordern Ihr Einverständnis bei Installation oder während des Betriebs:

• Kontakte:
  Der Zugriff auf Ihr Adressbuch erfolgt nur, wenn Sie selbst andere aktiv einladen und dafür selbst darauf zugreifen möchten, um z.B. eine bestimmte E-Mail auszuwählen. Es erfolgt keine Veröffentlichung von Kontaktdaten aus eigenen Adressbüchern, z.B. Telefonnummern und Namen, wie es z.B. bei WhatsApp-Gruppenchats der Fall ist.
• Standort:
  Je nach Anwendung kann dadurch in Kombination mit dem Zugriff auf Adressdaten eine Navigation über Maps angesteuert werden.
• Fotos/Medien/Dateien:
  Dies ist für den Zugriff auf die Bilder, das Daten-Sharing bzw. für Nachrichtenanhänge und Ablage von Medien in Ordnern/Themen notwendig.
• Mikrofon:
  Wie auch von Messengern bekannt, können Sie auch per Cocuun Audioaufzeichnungen machen und Sprachnachrichten versenden.
• WLAN Verbindungsinfos:
  Der Zugriff ermöglicht die Synchronisierung und die Statusanzeige (z.B. „Offline“)
• Geräte-ID & Anrufinformationen:
  Dies ist notwendig, um Ihrem mobilen Gerät eindeutig Pushnotifications über neue Beiträge etc. zustellen zu können.

Wir verweisen hier auf unsere Hilfeseite. Unter „Die ersten Schritte: registrieren, Einladung folgen“ finden Sie eine übersichtliche Anleitung dazu.

Bei der Entwicklung von Cocuun wurde besonderes Augenmerk auf höchste Sicherheit gelegt. Der neue Anwender kann sich durch das Code-Verfahren in nur einem Schritt mit seiner E-Mail-Adresse registrieren und per Sicherheitscode verifizieren. Das ist sicherer, als per Link in einer E-Mail und funktioniert auch, wenn neue Anwender nur Text-Mails empfangen können.

Gehen Sie zu „Mein Konto“ tragen Sie ihr altes und ihr neues Passwort an den entsprechenden Stellen ein. Zur Sicherheit muss die doppelte Eingabe erfolgen.

Im Anmeldebereich von Cocuun finden Sie die Funktion „Passwort vergessen?“ (in der App sowie auch im Web unter https://www.cocuun.de)
Bitte tragen Sie Ihre E-Mailadresse ein, mit der Sie sich auch in Cocuun registriert haben. Über „Sicherheitscode anfordern“ erhalten Sie einen Sicherheitscode per E-Mail. Tragen Sie diesen bitte in das zugehörige Feld ein. Über „Passwort neu setzen und einloggen“ können Sie dann Ihr neues Passwort hinterlegen.

Ihre Daten (Einzelchats, Gruppenchats, Gruppenordner, Beiträge und Dokumente) können für einen schnelleren Zugriff im Cache des Browsers gespeichert werden. Die Daten stehen Ihnen dann auch offline zur Verfügung. Diese Option sollten Sie nur nutzen, wenn es sich um einen geschützten Rechner und keinen fremden Rechner handelt. Sie haben dann die Wahl, alle Inhalte oder nur eine zu bestimmende Anzahl der neuesten Beiträge pro Thema bzw. Chat zu synchronisieren.

Über das Menü rechts oben und mit Klick/Tap auf Ihren Namen gelangen Sie in Ihre Cocuun Konto-Einstellungen. Ganz unten finden Sie die Funktion "Mein Cocuun Konto löschen". Sie können hier Ihr Cocuun Konto vollständig entfernen.

Das Löschen muss aus Sicherheitsgründen mit dem Passwort verifiziert werden. Betätigen Sie die Schaltfläche bitte nur dann, wenn Sie sich sicher sind, dass Sie das Konto tatsächlich nicht mehr benötigen.

Auf welcher Plattform Sie Ihr Konto löschen, spielt dabei keine Rolle. Mit dem einmaligen Löschen ist es in der iOS-, Android-, Windows- und MacOS-App - sowie in der Web-Version nicht mehr vorhanden.

Wenn Sie Cocuun mit einer App genutzt und diese deinstalliert haben, dann können Sie Ihren Account nachträglich über die Webversion https://www.cocuun.de/life/ vollständig löschen.

Auch wenn Sie sich beim ersten Anmelden entschlossen hatten, z.B. nur die letzten x Beiträge/Nachrichten zu synchronisieren, so können Sie die vollständige Synchronisation jederzeit unter „Mein Konto“ mit der Funktion „Unvollständige Themen herunterladen“ nachholen.

In einem Gruppenchat können Sie mit Teilnehmern Ihrer Wahl kommunizieren. Im Bereich "Gruppen" nutzen Sie dazu einfach den blauen PLUS-Button - und hier die Funktion "Gruppenchat anlegen".

In wessen Namen möchten Sie den Gruppenchat anlegen?
Wenn Ihnen eine Auswahl angeboten wird, sind Sie berechtigt im Namen dieser Vertragspartner Gruppenchats anzulegen. Wählen Sie denjenigen, in dessen Namen Sie den Gruppenchat erstellen möchten (Hinweis: für den Einsatz in Organisationen/Unternehmen bieten wir die nächste Generation unseres Collaboration Tools an: https://www.mantau.de)

Achtung: Den Mandanten können Sie nach dem Anlegen Ihres Gruppenchats nicht mehr ändern.

Name des Gruppenchats
Vergeben Sie in diesem Pflichtfeld einen eindeutigen Namen für Ihren Gruppenchat, der Ihre Teilnehmer bei der thematischen Zuordnung unterstützt.

Teilnehmer hinzufügen/bearbeiten
Die Kontaktliste zeigt Ihnen alle Kontakte, die Sie bereits über Cocuun kennen.
Sofern Ihre Organisation mit Benutzergruppen arbeitet, können Sie die Liste über die Auswahl ganz oben auf bestimmte Gruppen einschränken. Das hilft bei der gezielten Auswahl vieler Teilnehmer.
Mit den entsprechenden Rechten, können Sie zusätzlich externe Teilnehmer via E-Mail, Cocuun-ID oder durch Zugriff auf Ihre gespeicherten Kontakte (Mobilgeräte) einladen.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Beim Anlegen eines neuen Gruppenchats werden Sie Schritt für Schritt durch das Menü geführt, u.a. zum Punkt "Teilnehmer hinzufügen".

Legen Sie hier die Teilnehmer Ihres Gruppenchats fest, einfach durch Auswahl aus Ihrer bisherigen Cocuun Kontakte. Falls Ihre Organisation mit Benutzergruppen arbeitet, können Sie die „Liste auf Gruppe einschränken“. Dies hilft bei der gezielten Auswahl vieler Teilnehmer. Über „+Teilnehmer“ können Sie zusätzlich externe Teilnehmer via E-Mail, Cocuun-ID oder durch Zugriff auf Ihre gespeicherten Kontakte (Mobilgeräte) einladen.

Auch später noch können Sie jederzeit über die Funktion "Gruppenchat organisieren" weitere Teilnehmer hinzufügen.

Per Cocuun-Ticket einladen

Bei Anlage eines Gruppenchats wird automatisch ein Cocuun Ticket erstellt, mit dem Sie externen Teilnehmern Zutritt zu Ihrem Gruppenchat gewähren. Der Ticket-Code wird bei der Freigabe erzeugt, angezeigt und kann per Klick bzw. Tap ganz einfach kopiert und geteilt werden.

In weiteren Ticketeinstellungen können Sie optional eine maximale Teilnehmerzahl sowie ein Gültigkeitsdatum festlegen. Über das „Play"-Symbol starten Sie das Ticket. Wird das Ticket über das „Stop"-Symbol angehalten, ist das Gültigkeitsdatum abgelaufen oder wurde die Anzahl an Zugängen erreicht, kann das Ticket nicht mehr verwendet werden. Sie können es aber wieder reaktivieren. Sie sehen an dieser Stelle auch wie oft das Ticket bereits verwendet wurde und können so ggf. die Nutzeranzahl nach oben korrigieren.

Versenden Sie Cocuun-Tickets per E-Mail, SMS, WhatsApp oder wie Sie möchten, um Ihre Teilnehmer zu Gruppenchats einzuladen.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

In einem Gruppenchat können Sie mit Teilnehmern Ihrer Wahl kommunizieren.
Individualisieren Sie Ihren Chat in diesem Bereich. Sie können hier den Namen und Gruppenchat-Avatar bearbeiten.

Teilnehmer
Fügen Sie Teilnehmer hinzu oder entfernen Sie diese aus dem Chat.
Hinweis: Wenn Sie in Nachhinein neue Teilnehmer der Unterhaltung hinzufügen, steht diesen der gesamte bisherige Verlauf zur Verfügung.

Administrator
Bestimmen Sie Administratoren für Ihren Gruppenchat. Diese sind dann im gleichen Maße berechtigt diesen Gruppenchat zu organisieren – Teilnehmer hinzuzufügen oder zu entfernen und den Chat zu verwalten.

Gruppenchat verwalten
Steuern Sie über diverse Regler, ob Ihr Gruppenchat in einen strukturierten Gruppenordner mit wesentlich mehr Möglichkeiten umgewandelt, abgeschlossen, wieder geöffnet oder gelöscht werden soll.

• In strukturierten Ordner umwandeln: Verwandeln Sie in diesem Bereich den Gruppenchat in einen strukturierten Gruppenordner. Ab diesem Moment stehen Ihnen wesentlich mehr Möglichkeiten zur themenbezogenen Kommunikation mit Ihrer Gruppe zur Verfügung. Bearbeiten Sie zusätzlich zum Chat gemeinsame Checklisten, stimmen Sie Termine ab, holen Sie Feedbacks ein oder lassen Sie über aktuelle Fragestellungen abstimmen. Die aktive Teilnahme an all diesen Funktionen können Sie als Administrator nun auch zentral über das Berechtigungssystem (Lese- und Schreibrechte) steuern.
• Gruppenchat abschließen: Schließen Sie einen Gruppenchat ab, kann er nicht weiter bearbeitet werden. Die Teilnehmer können die bisherigen Inhalte lesen, sie aber nicht verändern. In der Übersicht ist der Gruppenchat dann mit einem Schloss versehen und wird der Ordnergruppe „Geschlossene Ordner“ zugeordnet.
  Deaktivieren Sie den Regler, ist der Gruppenchat wieder zur Bearbeitung freigegeben.
• Gruppenchat löschen: Diese Option ist nur sichtbar, wenn der Gruppenchat abgeschlossen ist.
  Aktivieren Sie diesen Regler, wenn Sie den Gruppenchat endgültig löschen wollen. Dies kann nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Die Einstellungen werden mit dem Speichern des Gruppenchats übernommen.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Ja, neue Teilnehmer, die möglicherweise später erst zu einem Gruppenchat oder Gruppenordner hinzugefügt werden, können die komplette Historie einsehen sowie auf die dort beigefügten Dateien zugreifen. Dies ist einzigartig – und unterscheidet Cocuun von herkömmlichen Messengern.

Einfaches Chatten mit nur einem Gesprächspartner, d.h. zu zweit, das können Sie in Cocuun über Einzelchats. Das entspricht im Prinzip dem, wie Sie es von herkömmlichen Messengern kennen.

Einfache Gruppenchats, wie Sie sie evtl. aus WhatsApp kennen, sind mit Cocuun ebenfalls möglich. Alle Gruppenchat-Teilnehmer können hier lesen und schreiben. 

Gruppenordner sind die Weiterentwicklung von Gruppenchats. Ideal für die effiziente Zusammenarbeit mit anderen und bieten folgende Vorteile:

a.        Inhalte übersichtlich in Themen und Funktionsmodulen strukturieren.

b.       Teilnehmer einladen und themenbezogen Rechte vergeben: schreiben, lesen, moderieren, administrieren.

c.        Innerhalb von Themen Informationen, Dokumente, Fotos, Dateien teilen bzw. speichern.

d.       Umfragen, Abstimmungen, Organizer, Checklisten - sowie auch weitere Kommunikationsebenen für "Unterthemen - als Funktionsmodule flexibel einbinden.

Innerhalb von Themen in Gruppenordnern können Sie mit dem Kommunikationsmodul themenbezogen mit anderen Nachrichten und Dokumente austauschen, die Teilnehmer einer Gruppe bleiben dadurch sozusagen beim Thema und diskutieren bzw. kommentieren verschiedene Anliegen nicht durcheinander.

Die Berechtigungen der Ordner-Teilnehmer können Sie für alle Module dabei separat definieren. So gestalten Sie Ihre Ordner wesentlich kompakter und können diese feiner untergliedern. Wir verweisen hier auf unsere Hilfeseite. Unter „Strukturierung in Ordner & Themen“ finden Sie weitere Informationen.

Im Gegensatz zu bekannten Messengern, bleibt so die Übersicht gewahrt und die Chat-Historie inklusive Dateianhänge ist für alle (auch wechselnde) Teilnehmer eines Gruppenordners bzw. Themas jederzeit überschaubar.

Jetzt neu! Musterlösungen 

Legen Sie komplette Ordnerstrukturen als Muster an – und stellen Sie diese Ihrer Organisation als .civ-Datei zum Importieren zur Verfügung.

Direkt in Cocuun erhalten Sie zudem eine Auswahl fertiger Ordnerstrukturen, die Sie mit einem Klick bzw. Tap als Musterlösungen für Ihre eigenen Gruppenordner verwenden können. Selbstverständlich können Sie diese selbst weiter anpassen. Die Musterlösungen stehen als .civ-Dateien auch hier zum Download bereit.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Über den blauen "Plus-Button" starten Sie die Funktion "Gruppenordner anlegen". Das Menü führt Sie anschließend zum gewünschten Ergebnis. Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

In einem Gruppenordner bilden Sie Ihre Projekte, Gruppen und Vorgänge ab. Diese strukturieren Sie in Themen. Innerhalb der Themen platzieren Sie Module mit den eigentlichen Inhalten, z.B. Kommunikationsmodule für Nachrichten und Dateien, gemeinsame Checklisten, Abstimmungen oder den Organizer für Termine.

Mandant bestimmen
Als Vertragspartner können Sie einen Mandanten wählen. Damit stehen Ihnen in dem Gruppenordner die erweiterten Funktionen zur Verfügung.
Achtung: Den Mandanten können Sie nach dem Anlegen Ihres Ordners nicht mehr ändern.

(Hinweis: für den Einsatz in Organisationen/Unternehmen bieten wir die nächste Generation unseres Collaboration Tools an: https://www.mantau.de)

Jetzt neu! Musterlösungen
Legen Sie komplette Ordnerstrukturen als Muster an – und stellen Sie diese Ihrer Organisation als .civ-Datei zum Importieren zur Verfügung.

Direkt in Cocuun erhalten Sie zudem eine Auswahl fertiger Ordnerstrukturen, die Sie mit einem Klick bzw. Tap als Musterlösungen für Ihre eigenen Gruppenordner verwenden können. Selbstverständlich können Sie diese selbst weiter anpassen. Die Musterlösungen stehen als .civ-Dateien auch hier zum Download bereit.

Beim Anlegen eines neuen Gruppenordners werden Sie Schritt für Schritt durch das Menü geführt, u.a. zum Punkt "Teilnehmer hinzufügen". 

Legen Sie die Teilnehmer Ihres Gruppenordners fest. Falls Ihre Organisation mit Benutzergruppen arbeitet, können Sie die „Liste auf Gruppe einschränken“. Dies hilft bei der gezielten Auswahl vieler Teilnehmer. Haben Sie entsprechende Rechte, können Sie über „+Teilnehmer“ zusätzlich externe Teilnehmer via E-Mail, Cocuun-ID oder durch Zugriff auf Ihre gespeicherten Kontakte (Mobilgeräte) einladen. 

Auch später noch können Sie jederzeit über die Funktion "Ordner organisieren" weitere Teilnehmer hinzufügen.

Per Cocuun-Ticket einladen

Bei Anlage eines Gruppenordners können Sie Berechtigungsprofile erstellen. Damit wird jeweils automatisch ein Cocuun-Ticket erstellt, mit dem Sie externen Teilnehmern Zutritt zu Ihrem Gruppenordner gewähren können. Der Ticket-Code wird bei der Freigabe erzeugt, angezeigt und kann per Klick bzw. Tap ganz einfach kopiert und geteilt werden.

Versenden Sie alternativ Cocuun-Tickets per E-Mail, SMS, WhatsApp oder wie Sie möchten, um Ihre Teilnehmer zu Gruppenordnern einzuladen und mit Rechteprofilen zu verknüpfen. 

In weiteren Ticketeinstellungen können Sie optional eine maximale Teilnehmerzahl sowie ein Gültigkeitsdatum festlegen. Über das „Play“-Symbol starten Sie das Ticket. Wird das Ticket über das „Stop"-Symbol angehalten, ist das Gültigkeitsdatum abgelaufen oder wurde die Anzahl an Zugängen erreicht, kann das Ticket nicht mehr verwendet werden. Sie können es aber wieder reaktivieren. Sie sehen an dieser Stelle auch wie oft das Ticket bereits verwendet wurde und können so ggf. die Nutzeranzahl nach oben korrigieren.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Das kann nur der Gruppenchat- bzw. Ordner-Administrator, d.h., derjenige, der den Gruppenchat oder Gruppenordner angelegt hat - sowie Teilnehmer, die für diesen Gruppenchat/-ordner das Admin-Recht erhalten haben. Allerdings kann auch nachträglich jeder beliebige Teilnehmer von einem Ordner-Admin das Admin-Recht erhalten.

Hinweis zur Vergabe von Admin-Rechten!
Bitte gehen Sie sorgfältig mit der Erteilung von Admin-Rechten an andere Teilnehmer Ihres Gruppenordners um. Ein Administrator kann Ordner und Themen umbenennen, umgestalten, abschließen und löschen, die Berechtigungen anderer Teilnehmer verändern sowie Teilnehmer hinzufügen.

Admin-Rechte sollte somit nur jemand mit ersten Erfahrungen im Umgang mit Cocuun sowie dieser Rolle erhalten.

Über "Ordner organisieren" gelangen Sie in die Einstellungen.

Über den Punkt "Berechtigungen" können Sie für den Gruppenordner die "Ordneradministratoren" und "Themenersteller" festlegen - sowie den Teilnehmer Berechtigungen für einzelne Themen festlegen: Administrator oder Moderator, Lese- oder Schreibrechte.

Ordneradministratoren
Ordneradministratoren können für den gesamten Gruppenordner Teilnehmer hinzufügen, Rechte verändern, Themen anlegen und den Ordner verwalten (z. B. schließen und löschen).

Themenersteller
Themenersteller dürfen in diesem Gruppenordner Themen anlegen. Sie sind für ihre Themen automatisch Themenadministrator und dürfen die Rechte der Teilnehmer verwalten.

Wählen Sie im ersten Schritt ein Thema aus. Legen Sie dann für jedes Modul fest, welche Lese- oder Schreibrechte der Teilnehmer hat.

Administrator
Mit dieser Berechtigung darf der Teilnehmer Lese- und Schreibrechte auf Modulebene erteilen.

Moderator
Durch die Kennzeichnung eines Moderators wird ein Thema zu einem moderierten Thema. Alle Teilnehmer, auch wenn sie nur Leserechte haben, können sich in einem eigenen, privaten und für die anderen Teilnehmer nicht sichtbaren Chat an die hier festgelegten Moderatoren wenden. Die Moderatoren sehen alle Chats zu diesem Thema und können diese gemeinsam bearbeiten.

Berechtigungsprofil
Als Vertragspartner wird Ihnen unterhalb des Themas (analog eines Moduls) angezeigt, aus welchem Profil der Teilnehmer stammt. Bekommt er andere Rechte als im Profil, werden diese als Ausnahme dargestellt. Wird die Ausnahme gelöscht, gelten wieder die Rechte des Profils.

Hinweis zur Vergabe von Admin-Rechten: Bitte gehen Sie sorgfältig mit der Erteilung von Admin-Rechten an andere Teilnehmer Ihres Gruppenordners um. Admin-Rechte sollte somit nur jemand mit ersten Erfahrungen im Umgang mit Cocuun sowie dieser Rolle erhalten.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Sowohl im Gruppenchat, im Gruppenordner, in jedem einzelnen Thema als auch in jedem einzelnen Modul sehen Sie jederzeit, wer hier "drin" ist. Jeweils oben im Kopfzeilenmenü wird u.a. die Teilnehmerzahl anzeigt. Und mit Tap bzw. Klick auf das Icon erhalten Sie die Teilnehmer und deren Rechte im Überblick.

Als Gruppenchat-, Ordner- oder Themen-Admin gelangen Sie zudem über die Funktion "Gruppenchat organisieren" bzw. "Ordner organisieren“ in die Liste aller Teilnehmer. Im Gruppenordner können Sie dort deren Berechtigungen auf Ordner-, Themen- und Modul-Ebene einsehen und bei Bedarf ändern.

Berechtigungsprofil

Als Vertragspartner können Sie mit Berechtigungsprofilen die Rechtevergabe vereinfachen. Sie erteilen einem oder mehreren "Profilen" die gewünschten Rechte und können später beliebig Teilnehmer oder ganze Benutzergruppen den Profilen zuordnen oder entfernen.

So geht's: Legen Sie dazu als Admin innerhalb Ihres Gruppenordners über "Gruppenordner organisieren" zunächst den Namen des Profils fest. Fügen Sie dem Profil anschließen Teilnehmer oder ganze Benutzergruppen aus Ihrem Gruppenordner oder Ihrem Netzwerk hinzu.

Wollen Sie einem Teilnehmer vom Profil abweichende Rechte erteilen (mehr oder weniger Rechte), fügen Sie den Teilnehmer separat dem Gruppenordner hinzu und erteilen ihm dann die Rechte. Diese haben Vorrang gegenüber den Profilrechten.

Cocuun-Ticket

Zu jedem Profil wird automatisch ein Ticket erzeugt, mit dem Sie externen Teilnehmern Zutritt zu Ihrem Gruppenordner gewähren. Der Ticket-Code wird bei der Freigabe erzeugt und dann angezeigt.

In weiteren Ticketeinstellungen können Sie optional eine maximale Teilnehmerzahl sowie ein Gültigkeitsdatum festlegen. Über das „Play“-Symbol starten Sie das Ticket. Wird das Ticket über das „Pause“-Symbol angehalten, ist das Gültigkeitsdatum abgelaufen oder wurde die Anzahl an Zugängen erreicht, kann das Ticket nicht mehr verwendet werden. Sie können es aber wieder reaktivieren.

Versenden Sie Cocuun-Tickets per SMS, WhatsApp oder wie Sie möchten, um Ihre Teilnehmer zu Gruppenordnern einzuladen.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Ja. In einem Gruppenchat können Sie mit Teilnehmern Ihrer Wahl kommunizieren. Sollten Sie feststellen, dass Sie für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Gruppenchat eine Untergliederung, Berechtigungen - und weitere Funktionen benötigen, so können Sie den Gruppenchat in einen Gruppenordner sozusagen weiterentwickeln.

Dazu gehen Sie als Administrator über "Gruppenchat organisieren" in die Funktion "Gruppenchat verwalten".

In strukturierten Ordner umwandeln: Verwandeln Sie den Gruppenchat in einen strukturierten Gruppenordner. Ab diesem Moment stehen Ihnen wesentlich mehr Möglichkeiten zur themenbezogenen Kommunikation mit Ihrer Gruppe zur Verfügung. Bearbeiten Sie zusätzlich zum Chat gemeinsame Checklisten, stimmen Sie Termine ab, holen Sie Feedbacks ein oder lassen Sie über aktuelle Fragestellungen abstimmen. Die aktive Teilnahme an all diesen Funktionen können Sie als Administrator nun auch zentral über das Berechtigungssystem (Lese- und Schreibrechte) steuern.

Die Einstellungen werden mit dem Speichern übernommen.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Lassen Sie sich inspirieren!

Innerhalb von Cocuun gelangen Sie über den blauen "Plus-Button" in unser Angebot an Musterlösungen. Nach Auswahl eines für Sie geeigneten Anwendungsfalls können Sie die Vorlage mit einem Klick bzw. Tap direkt für Ihre eigenen Gruppenordner verwenden - und anschließend für Ihre Zwecke individualisieren. Das spart Ihnen viel Zeit!

Die Musterlösungen stehen als .civ-Dateien auch hier zum Download bereit - und können in Cocuun einfach importiert werden.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Berechtigungsprofile und Teilnehmer
Als Vertragspartner können Sie die Rechtevergabe mit Berechtigungsprofilen vereinfachen. Sie können neue Profile im Gruppenordner erstellen, sie wieder löschen oder bearbeiten. Ordnen Sie beliebig Teilnehmer den Profilen zu. Ist das Profil gespeichert, können Sie diesem im Bereich "Berechtigungen" die gewünschten Rechte erteilen.

Zu jedem Profil wird automatisch auch ein Ticket erzeugt, mit dem externe Teilnehmer auf einfachem Weg dem Gruppenordner beitreten können. Außerdem wird hier angezeigt, ob das Ticket aktiv ist. Sie können entscheiden, wie viele Teilnehmer bis wann das Ticket einlösen dürfen. Über das "Play"-Symbol starten Sie das Ticket.
Sofern Sie nicht mit Berechtigungsprofilen arbeiten, z.B. weil Sie kein Vertragspartner sind, fügen Sie einem Ordner Teilnehmer ohne Profil hinzu. Zugeordnete Teilnehmer können auch wieder gelöscht werden. Mit Hilfe des Schalters „weitere Teilnehmer aus Profilen“ können Sie als Vertragspartner die den Profilen zugeordneten Teilnehmer ein- oder ausblenden.

Themen
Themen dienen der Strukturierung von Gruppenordnern. Innerhalb der Themen platzieren Sie Module mit den eigentlichen Inhalten, z.B.: Kommunikationsmodule für Nachrichten und Dokumente, Checklisten oder Organizer. Fügen Sie dem Ordner neue Themen hinzu oder klicken Sie auf ein Thema, um dieses zu organisieren. Durch Verschieben lässt sich die Reihenfolge der Themen innerhalb des Ordners ändern.

Berechtigungen
Hier verzweigen Sie in die Vergabe der Berechtigungen.
Ordneradministratoren und Themenersteller: Hier legen Sie fest, wer welche Rechte für den gesamten Gruppenordner bekommt.
Nach Themen: Dieser Einstieg ist sinnvoll, wenn Sie mehreren Teilnehmern die gleichen Rechte auf einzelne Module erteilen wollen.
Nach Teilnehmern: Dieser Einstieg ist sinnvoll, wenn Sie für einen Teilnehmer die gleichen Rechte auf mehrere Module erteilen wollen.

Einstellungen
Passen Sie optional den Ordnerhintergrund mit eigenem Bild an. Ordner lautlos: Hier können Sie die Benachrichtigungen für den Gruppenordner ausschalten. Beiträge werden dann automatisch als gelesen markiert. In Aktuell anzeigen: Für lautlose Ordner können Sie hier steuern, ob die Beiträge auf der Aktuell-Seite angezeigt werden sollen.

Ordner verwalten
Hier können Sie über diverse Regler steuern, ob Ihr Ordner abgeschlossen, wieder geöffnet oder gelöscht werden soll.
Die Einstellungen werden beim Speichern übernommen. Nach dem Speichern können Sie den Ordner-Entwurf über die Schaltfläche freigeben.

Teilen Sie fertige Ordnerstrukturen mit anderen, erstellen Sie Vorlagen für Ihre Anwendungszwecke.

Innerhalb eines Gruppenordners können Sie über das Hauptmenü rechts oben - und dort über die Funktion "Ordnerstruktur kopieren", die dann automatisch erstellte .civ-Datei z.B. herunterladen sowie teilen bzw. an andere versenden. Andere Cocuun-Nutzer können diese einfach und bequem importieren und anschließend für Ihre Zwecke individualisieren. So können Sie schnell und einfach Vorlagen für Gruppenordner erstellen, die andere wiederum verwenden können.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Das „Abschließen“ von Gruppenordnern bzw. einzelnen Themen ist sehr nützlich, wenn ein inhaltlicher Aspekt, z.B. ein Projekt, eine Reise oder eine Aufgabe beendet bzw. abgeschlossen ist und ein weiterer Austausch dazu unnötig erscheint.

Im Hauptmenü (rechts oben) finden Sie unter "Ordner organisieren", dort unter „Ordner verwalten“ die Funktion „Ordner abschließen“.
Über "Ordner organisieren" können Sie auch die Themen im Gruppenordner organisieren, dort finden Sie unter "Thema verwalten" die Funktion "Thema abschließen".

Hinweis: abgeschlossene Gruppenordner und Themen werden automatisch in "Geschlossene Ordner" - und Themen innerhalb eines Gruppenordners in "Geschlossene Themen" verschoben. So bleibt die Übersicht gewahrt.

Andere Cocuun-Nutzer können komplette Ordnerstrukturen als Muster anlegen und mit Ihnen teilen bzw. Ihnen diese über Cocuun senden. Diese erhaltenen .civ-Dateien können Sie mit nur einem Klick bzw. Tab darauf ganz einfach importieren. Anschließen können Sie über "Ordner organisieren" alles individuell für sich anpassen.

Jetzt neu! Musterlösungen

Direkt in Cocuun erhalten Sie zudem eine Auswahl fertiger Ordnerstrukturen, die Sie mit einem Klick bzw. Tap als Musterlösungen für Ihre eigenen Gruppenordner verwenden können. Selbstverständlich können Sie auch diese selbst weiter anpassen. Die Musterlösungen stehen als .civ-Dateien auch hier zum Download bereit.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Wenn Sie für Gruppenordner oder/und Themen Administratoren-Rechte haben, so können Sie diese auf Wunsch schließen – und ebenso jederzeit wieder öffnen. Die Funktionen finden Sie unter "Ordner organisieren", dann "Ordner verwalten" bzw. "Thema verwalten".

Grundsätzlich und aus Sicherheitsgründen lassen sich Gruppenordner und Themen nur komplett löschen, nachdem sie „abgeschlossen“ wurden. Über "Ordner organisieren" und dem dortigen Menüpunkt „Ordner verwalten“ (analog bei Themeneinstellungen unter „Thema verwalten“) finden Sie die Funktion "Ordner abschließen" (analog "Thema abschließen"). Die Funktionen "Ordner löschen" und "Thema löschen" sind aus Sicherheitsgründen nur sichtbar, wenn der jeweilige Gruppenordner bzw. das Thema geschlossen ist. Zur Sicherheit erfolgt eine Sicherheitsabfrage beim Löschen.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Leider nicht. Daher erfolgt vor dem Löschen zur Sicherheit eine weitere deutliche Abfrage, damit die Wahrscheinlichkeit des versehentlichen Löschens reduziert wird. Erst nach dieser Bestätigung löschen wir die Inhalte von unseren Servern und bewahren keine Daten auf.

In diesem Fall müssen Sie einen der Gruppenchat bzw. Gruppenordner-Administratoren kontaktieren, – dieser muss Sie erneut zu diesem Gruppenchat, -ordner oder Thema einladen. Für eine solche Anfrage bietet sich z. B. der Einzelchat an.

Sie können einen Einzelchat komplett löschen, so dass auch der betreffende Chat-Partner aus Ihrer Chat-Liste entfernt wird. Sie können auch lediglich den Inhalt löschen.

Gehen Sie dafür in den jeweiligen Einzelchat, dann oben rechts ins Hauptmenü. Hier finden Sie die Menüpunkte „Chat löschen“ sowie „Chat bereinigen“.

Ausgangspunkt ist der Einzelchat. Einfach bestehenden Kontakt auswählen und über das Burgermenü rechts oben die Videokonferenz starten.

In jedem Gruppenordner, den Sie für Ihre Gruppe angelegt haben, gibt es die Unterebene "Thema" - und darin wiederum Module, z.B. "Kommunikation" für Ihren Gruppenchat. Auf der Themenebene sowie Modulebene können Sie Videokonferenzen starten, in die sich alle Teilnehmer des "Themas" ganz einfach per Klick/Tap einwählen können. Gehen Sie einfach in das Thema Ihres Gruppenordners, dann über das "Burgermenü" rechts oben, hier auf "Videokonferenz", schon startet die Funktion.

• Eine Videokonferenz lässt sich ganz einfach direkt aus einem Gruppenordner heraus (bzw. "Thema") für die bereits definierte Gruppe von Teilnehmern starten. Es entfällt somit das initiale Anlegen einer Web-Konferenz für einen bestimmten Zweck sowie das Versenden von Zugangsdaten und Links, wie es bei anderen Lösungen gehandhabt wird.
• Die Dauer einzelner Videokonferenzen ist zeitlich nicht begrenzt.
• Es ist keine separate Installation notwendig.
• Die Cocuun-Videokonferenz funktioniert DSGVO-konform, die Lösung wird auf leistungsstarken, performanten Servern im deutschen Rechenzentrum betrieben, das sorgt für Datenschutz und -sicherheit.

Vertragskunden, d.h. Non-Profit-Organisationen und Unternehmen, bietet Cocuun eine zentrale Administration.
(Hinweis: für den Einsatz in Organisationen/Unternehmen bieten wir inzwischen die nächste Generation unseres Collaboration Tools an: https://www.mantau.de)

Mit entsprechenden zentralen Rechten ausgestattet legen hier Administratoren fest, wer in ihrer geschlossenen Nutzergruppe des Unternehmens bzw. der Organisation mitwirken soll – und wer davon „offizielle“ Gruppenchats, Gruppenordner und Themen im Namen ihrer Organisation erstellen – sowie gegebenenfalls auch „Externe“ frei einladen darf. Weiteren ausgewählten Nutzern lassen sich dort eingeschränkte oder komplette Admin-Rechte erteilen.

Administratoren können hier auch Benutzergruppen anlegen, die innerhalb von Cocuun dann anschließend bei Erstellung eines Gruppenchats oder Gruppenordners komplett hinzugefügt werden können. Benutzergruppen können per Berechtigungsprofil Rechte im Gruppenordner vergeben werden, z.B. Lesen, Schreiben, Administrieren. Benutzergruppen können in der Cocuun Administration zentral geändert werden, was sich dann in allen betroffenen Gruppenordnern auswirkt, z. B. Benutzer der Gruppe hinzufügen oder löschen.

Das Verwenden von Benutzergruppen bietet sich insbesondere für größere Teilnehmergruppen an, z. B. Vereinsmitglieder, Kunden, Mitarbeiter, denn es spart viel Zeit und administrativen Aufwand.

Aus Verein oder Unternehmen ausscheidende Mitglieder bzw. Mitarbeiter können in der Cocuun Administration zentral mit einem Klick bzw. Tap aus allen existierenden Gruppenchats, Gruppenordnern sowie Benutzergruppen entfernt werden.

Administratoren und Personen, die Benutzer bzw. Benutzergruppen pflegen dürfen, finden innerhalb von Cocuun im Hauptmenü eine Verlinkung zur neuen Cocuun Administration im Web. Oder über diesen Link per Browser: https://admin.cocuun.de. Einfach mit Cocuun Login-Daten einloggen.

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Vertragskunden, d.h. Non-Profit-Organisationen und Unternehmen, bietet Cocuun eine zentrale Administration.

(Hinweis: für den Einsatz in Organisationen/Unternehmen bieten wir die nächste Generation unseres Collaboration Tools an: https://www.mantau.de)

Administratoren können hier Benutzergruppen anlegen, die innerhalb von Cocuun dann anschließend bei Erstellung eines Gruppenchats oder Gruppenordners komplett hinzugefügt werden können. Benutzergruppen können per Berechtigungsprofil Rechte im Gruppenordner vergeben werden, z.B. Lesen, Schreiben, Administrieren. Benutzergruppen können in der Cocuun Administration zentral geändert werden, was sich dann in allen betroffenen Gruppenordnern auswirkt, z. B. Benutzer der Gruppe hinzufügen oder löschen.

Das Verwenden von Benutzergruppen bietet sich insbesondere für größere Teilnehmergruppen an, z. B. Vereinsmitglieder, Kunden, Mitarbeiter, denn es spart viel Zeit und administrativen Aufwand.

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Es sind alle Formate möglich, egal ob Fotos, PDF-Files, Videos oder Office-Dateien wie Word, Excel oder PowerPoint. Eine Datei kann dabei eine Größe von bis zu 200 MB haben (bei der kostenfreien Version 100 MB).

Tipp: Dateien können einfach über "+" und "Datei hinzufügen" angehangen werden. Noch einfacher geht's aber per Drag & Drop aus z.B. dem Windows Explorer oder Outlook. Einfach per Mouse die Datei anfassen und in ihre Cocuun Nachricht ziehen. Auch per Copy & Paste lassen sich z.B. Bilder anhängen.

Anzeige und Öffnen von Anhängen

iOS: Fotos, PDF-Files und Office-Dateien können per integriertem Viewer in Cocuun angezeigt werden.
Android: Fotos können per integriertem Viewer in Cocuun angezeigt werden. Für das Anzeigen von PDF-Files sollte einfach ein PDF-Viewer installiert werden (z.B. kostenloser Acrobat Reader).
Windows, macOS: Fotos und PDF-Files können per integriertem Viewer in Cocuun angezeigt werden. 

Für andere Formate sollte auf dem Endgerät die entsprechende Software installiert sein.

Das Weiterleiten und gleichzeitige Kopieren von Nachrichten samt Anhängen funktioniert bei Cocuun über eine Zwischenablage. Durch Antippen/Anklicken eines Beitrags / einer Nachricht öffnet sich ein Menü, welches die Funktion „Kopieren“ enthält. Nach dem Kopieren gehen Sie ins gewünschte Thema, in dem der soeben kopierte Beitrag eingefügt werden soll. Hier erscheint beim Eingabefeld das Symbol der Zwischenablage (neben „+“). Mit diesem fügen Sie den Inhalt einfach hier ein. Vor dem Absenden können Sie den Text bzw. Anhänge noch ändern.

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Ja, Beiträge in Cocuun können Sie über die iOS- und Android-Apps sehr einfach durch Tippen auf den Beitrag per E-Mail oder vorhandene Messenger teilen bzw. versenden. Durch Antippen eines Beitrags / einer Nachricht öffnet sich das Kontextmenü, welches die Funktion „Teilen“ enthält. Darüber öffnet sich ein Fenster mit der zur Verfügung stehenden Kommunikations-Apps, z.B. E-Mail und installierte sonstige Messenger, wenn vorhanden.

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Bei privater Nutzung ist es möglich, Dateien bis zu einer Größe von 100 MB pro Datei zu versenden bzw. hochzuladen und im Thema eines privaten Gruppenordners bzw. im Gruppen- oder Einzelchat bereitzustellen. Im Gruppenordner und Gruppenchat von Vertragskunden können die Teilnehmer Dateien bis zu einer Größe von 200 MB pro Datei senden bzw. uploaden. Damit können hier z.B. Videodateien geteilt werden.

Ja, das können Sie. Mit jedem Bild haben Sie die Möglichkeit, dieses vor dem Senden zu bearbeiten. Nachdem das Bild für den Versand gezoomt, d.h. geladen wurde, steht Ihnen u.a. die Auswahl der Qualität zur Verfügung. Standardmäßig werden Bilder nicht in der Originalgröße, sondern komprimiert hochgeladen.

Unter „Mein Konto“ können Sie zudem Ihre eigene Standardeinstellung für die Bild-Komprimierung definieren.

Im Bereich „Aktuell“ werden immer die neuesten Beiträge mit Hinweis auf den entsprechenden Gruppenchat bzw. Gruppenordner und Thema aufgelistet, absteigend sortiert – sowie mit Datumsangabe. Beiträge vom heutigen Tag stehen ganz oben unter „Heute“. Ebenso sortiert erhalten Sie eine Übersicht der neuesten Chat-Nachrichten unter „Einzelchats“.

Zusätzlich finden Sie in jedem Gruppenordner eine themenübergreifende Verlaufsübersicht.

In der Webversion erhalten Sie außerdem neben der Ordnerliste eine Verlaufsübersicht mit aktuellen Beiträgen, wiederum absteigend nach Datum sortiert.

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Unter iOS:

• Öffnen Sie die Einstellungen unter iOS.
• Öffnen Sie den Bereich „Mitteilungen“.
• Wählen Sie Cocuun aus und setzen Sie die Option „Mitteilungen erlauben“ entsprechend.

Unter Android:

• Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie „Apps“ bzw. „Anwendungen“.
• Wählen Sie die Cocuun aus.
• Setzen Sie das Häkchen „Benachrichtigung zeigen“ entsprechend Ihren Wünschen.

Ja, das ist eines der Vorteile unserer Applications für Windows und macOS. Benachrichtigungen erscheinen kurzzeitig rechts unten auf Ihrem Bildschirm. So verpassen Sie nichts.

Ja, das funktioniert ganz einfach: Über "Ordner organisieren" - und dort unter "Einstellungen" aktivieren Sie „Ordner lautlos“. Fortan werden keine Benachrichtigungen mehr zum entsprechenden Gruppenordner angezeigt. Möchten Sie einzelne Themen "lautlos" stellen, so wählen Sie über "Ordner organisieren" das jeweilige Thema, die Funktion "Thema lautlos" finden Sie dort ebenso unter "Einstellungen". Um Benachrichtigungen wieder zu aktivieren genügt es einfach, die Funktion im jeweiligen Gruppenordner oder Thema wieder zu deaktivieren.

Zum Austausch von Nachrichten und Informationen sowie zum Hochladen beliebiger Dateien nutzen Sie das Kommunikationsmodul innerhalb eines Gruppenordners. Falls Sie innerhalb eines Themas eine Art "Unterthema" benötigen, z.B. auch für nur einen Teil der Mitglieder Ihrer Gruppe, dann bietet sich ein weiterer Chatverlauf an.

Einfach über "Ordner organisieren" das betreffende Thema anlegen/auswählen und darin dieses Modul "Kommunikation" hinzufügen.

Legen Sie zunächst den Namen des Moduls fest. Die Vorbelegung „Kommunikation“ können Sie mit einer beliebigen eigenen Bezeichnung überschreiben.

Vorlage auswählen
Wenn Sie bereits Kommunikationsmodule als Vorlage definiert haben, werden diese angeboten, wenn Sie ein Modul hinzufügen. Die erteilten Rechte werden dann automatisch angelegt.

Einstellungen
Legen Sie fest, ob und wo Sie das Kommunikationsmodul als Vorlage für neue Kommunikationsmodule anbieten wollen. In diesem Fall werden die Berechtigungen übernommen.

Berechtigungen
Erteilen Sie Teilnehmern und Profilen individuelle Lese- und Schreibrechte.

Modul verwalten
Sie können das Modul freigeben, abschließen, wieder öffnen oder löschen. Bei der Neuanlage ist die Freigabe vorbelegt. Die Einstellungen werden mit dem Speichern des Gruppenordners übernommen.

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Arbeiten Sie gemeinsam in Echtzeit an Checklisten und behalten so den Überblick über alle Aktivitäten. Ob bei einfachen Aufgaben, komplexen Projekten oder bei wiederkehrenden Abläufen. Einfach über "Ordner organisieren" das betreffende Thema anlegen/auswählen und darin das Modul "Checkliste" hinzufügen.

Legen Sie dort zunächst den Namen des Moduls fest. 

Vorlage auswählen
Wenn Sie bereits Checklisten als Vorlage definiert haben, werden diese hier angeboten, wenn Sie ein Modul hinzufügen. Die Checklisteneinträge sowie die erteilten Rechte werden automatisch angelegt.

Beschreibung
Sie haben die Möglichkeit, eine Erläuterung zur Checkliste festzuhalten. Diese Beschreibung ist optional und wird allen Teilnehmern oberhalb der Checkliste angezeigt.

Checkpunkte
Befüllen Sie die Checkliste mit Inhalten. Die Punkte können mit Hilfe von Überschriften strukturiert werden. Die Reihenfolge der Einträge und Überschriften kann durch einfaches Verschieben der Symbole an der linken Seite verändert werden.

Einstellungen
Als Vorlage anbieten: Legen Sie fest, ob und wo Sie die Checkliste als Vorlage für neue Checklisten anbieten wollen.
Checkpunkte durch Teilnehmer änderbar: Mit dieser Einstellung können andere Teilnehmer die Checkliste erweitern oder verkürzen.
Nur eigene Einträge änderbar: Hier beschränken Sie die Änderungsmöglichkeiten der Checkpunkte ausschließlich auf eigene Einträge der Teilnehmer.

Berechtigungen
Erteilen Sie Teilnehmern und Profilen individuelle Lese- und Schreibrechte.

Modul verwalten
Sie können das Modul freigeben, abschließen, wieder öffnen oder löschen. Bei der Neuanlage ist die Freigabe vorbelegt. Die Einstellungen werden mit dem Speichern des Gruppenordners übernommen.

Weitere Informationen finden Sie auch hier.

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Stellen Sie Ihren Teilnehmern Fragen, die in einem vorgegebenen Format beantwortet werden. Optimal z.B. für Einladungen mit Zu-/Absagemöglichkeit, Materialbedarfe oder Bewertungen. Einfach über "Ordner organisieren" das betreffende Thema anlegen/auswählen und darin das Modul "Feedback" hinzufügen.

Legen Sie dort zunächst den Namen des Moduls fest. 

Vorlage auswählen
Wenn Sie bereits Feedbacks als Vorlage definiert haben, werden diese hier angeboten, wenn Sie ein Modul hinzufügen. Die Auswahlmöglichkeiten sowie die erteilten Rechte werden automatisch angelegt.

Beschreibung
Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Erläuterung zum Feedback festzuhalten. Diese Beschreibung ist optional und wird allen Teilnehmern oberhalb des Feedbacks angezeigt.

Auswahlmöglichkeiten
In diesem Bereich erfassen Sie die Fragen sowie Antworttypen für Ihre Befragung.
Dazu stehen Ihnen folgende Antworttypen zur Verfügung:

• Anzahl: Ihre Teilnehmer können in Form von ganzen Zahlen antworten.
• Text: Antworten können durch einen freien Text in Länge von max. 200 Stellen erfolgen.
• Ja/Nein: Ihrer gestellten Frage kann durch Setzen eines Häkchens zugestimmt werden.
• Überschrift: Mit Hilfe von Überschriften können Sie Ihr Feedback übersichtlich strukturieren.

Die Reihenfolge der Einträge und Überschriften kann durch einfaches Verschieben der Symbole an der linken Seite verändert werden.

Einstellungen
Legen Sie fest, ob und wo Sie das Feedback als Vorlage für neue Feedbacks anbieten wollen. Außerdem können Sie einstellen, ob alle Teilnehmer eine Zusammenfassung der Rückmeldungen und/oder die Antworten der anderen Teilnehmer sehen können.

Berechtigungen
Erteilen Sie Teilnehmern und Profilen individuelle Lese- und Schreibrechte.

Modul verwalten
Sie können das Modul freigeben, abschließen, wieder öffnen oder löschen. Bei der Neuanlage ist die Freigabe vorbelegt. Die Einstellungen werden mit dem Speichern des Gruppenordners übernommen.

Weitere Informationen finden Sie auch hier.

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Innerhalbs eines Themas können Sie Abstimmungen durchführen. So erhalten Sie schnell Meinungen und gemeinsame Ergebnisse. Bei Abstimmungen geben Sie Antworten vor, die Ihre Teilnehmer auswählen oder priorisieren können. Und Sie legen fest, ob und wie die Ergebnisse mit den Teilnehmern geteilt werden. Einfach über "Ordner organisieren" das betreffende Thema anlegen/auswählen und darin das Modul "Abstimmung" hinzufügen.

Legen Sie dann zunächst den Namen des Moduls fest. 

Vorlage auswählen
Wenn Sie bereits Abstimmungen als Vorlage definiert haben, werden diese hier angeboten, wenn Sie ein Modul hinzufügen. Die Auswahlmöglichkeiten sowie die erteilten Rechte werden automatisch angelegt.

Beschreibung
Sie haben die Möglichkeit, eine Erläuterung zur Abstimmung festzuhalten. Diese Beschreibung ist optional und wird allen Teilnehmern oberhalb der Abstimmung angezeigt.

Abstimmungsvorschläge
Erfassen Sie Antworten auf Ihre Frage, die ihre Teilnehmer in der Abstimmung auswählen können. Dies kann im Text- oder Zahlenformat mit einer Länge von max. 200 Zeichen erfolgen.

Einstellungen

• Als Vorlage anbieten: Legen Sie fest ob und wo Sie die Abstimmung als Vorlage anbieten wollen.
• Abstimmungstyp: Wählen Sie aus, ob Ihre Teilnehmer eine oder mehrere Antwort auswählen oder alle Antworten priorisieren sollen.
• Ergebnistyp: Bestimmen Sie welches Ergebnis den Teilnehmern zur Verfügung gestellt wird. Sollen Sie bereits den Zwischenstand der Abstimmung oder nur das Endergebnis sehen.
• Ergebnis anonym anzeigen: Ist diese Funktion aktiviert, können Ihre Teilnehmer die Antworten der anderen Teilnehmer nicht sehen.
• Auswahl bis Schließen der Abstimmung änderbar: Die Teilnehmer können ihre Antworten bis zum Abschließen der Abstimmung bearbeiten.
• Der Ersteller nimmt nicht teil: Sie können das Ergebnis mit einer eigenen Antwort nicht beeinflussen. Sie sehen nur das Ergebnis.

Berechtigungen
Erteilen Sie Teilnehmern und Profilen individuelle Lese- und Schreibrechte.

Modul verwalten
Sie können das Modul freigeben, abschließen, wieder öffnen oder löschen. Bei der Neuanlage ist die Freigabe vorbelegt. Die Einstellungen werden mit dem Speicher

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n des Gruppenordners übernommen.

Weitere Informationen finden Sie auch hier.

Nutzen Sie dafür den „Organizer“. Einfach über "Ordner organisieren" das betreffende Thema anlegen/auswählen und darin dieses Modul hinzufügen. Hier können Sie Termine einstellen bzw. vorschlagen und mit anderen Teilnehmern im Thema abstimmen, um gemeinsam den bestmöglichen Termin zu finden. Sogar eine Aufgabenplanung ist hiermit möglich.

Schlagen Sie Optionen vor, die Ihre Teilnehmer mit Ja, Nein, Vielleicht und einem freiwilligen Kommentar beantworten. Organisieren Sie z.B. gemeinsame Termine, Dienstpläne oder Aufgaben. Legen Sie zunächst den Namen des Moduls fest. 

Vorlage auswählen
Wenn Sie bereits Organizer als Vorlage definiert haben, werden diese hier angeboten, wenn Sie ein neues Modul hinzufügen. Die Auswahlmöglichkeiten sowie die erteilten Rechte werden automatisch angelegt.

Beschreibung
Sie haben die Möglichkeit, eine Erläuterung zum Organzier festzuhalten. Diese Beschreibung ist optional und wird allen Teilnehmern oberhalb des Organizers angezeigt.

Auswahlmöglichkeiten
Erfassen Sie einzelne Einträge mit optionalem Text. Über „+Beginn“ können Sie ein Datum oder eine Uhrzeit hinzufügen, die Sie mit „+Ende“ auf einen Zeitraum ausweiten. Für jeden einzelnen Eintrag können Sie bestimmen, ob Sie Rückmeldungen zulassen oder den Eintrag schließen möchten. Dann wird er den Teilnehmern nicht mehr angezeigt.
Strukturieren und gruppieren Sie ihre Einträge durch Überschriften. Die Reihenfolge der Einträge und Überschriften kann durch einfaches Verschieben der Symbole an der linken Seite verändert werden.

Einstellungen
Als Vorlage anbieten: Legen Sie fest ob und wo Sie den Organizer als Vorlage anbieten wollen.
Einträge durch Teilnehmer änderbar: Mit dieser Einstellung können andere Teilnehmer Alternativen durch neue Einträge vorschlagen.

Berechtigungen
Erteilen Sie Teilnehmern und Profilen individuelle Lese- und Schreibrechte.

Modul verwalten
Sie können das Modul freigeben, abschließen, wieder öffnen oder löschen. Bei der Neuanlage ist die Freigabe vorbelegt. Die Einstellungen werden mit dem Speichern des Gruppenordners übernommen.

Weitere Informationen erhalten Sie auch hier.

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Ja, Sie können Termine direkt in Ihren geräteeigenen Kalender, z.B. am Desktop-PC, Mac oder auf Ihrem Mobilfunkgerät übernehmen. Das funktioniert einfach über die Funktion „Meinem Kalender hinzufügen“.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

Unter „Aufgaben“ finden Sie Ihren persönlichen Aufgabenplaner. Damit lassen sich persönliche Aufgaben definieren und/oder Termine, Serientermine und Erinnerungen erstellen. Das Anlegen einer Aufgabe kann direkt aus Beiträgen heraus geschehen oder unabhängig erfolgen. Nach Erledigung Ihrer Aufgabe hilft Ihnen der Bezug zum Beitrag dabei, im Thema die anderen Teilnehmer entsprechend zu informieren.

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Ja. Nutzen Sie dafür das „Glocken“ Symbol im Kopfzeilenmenü. Dieses Menü finden Sie in Gruppenchats, in Gruppenordnern, innerhalb der Themen und auch in Modulen.

Nutzen Sie gerne auch unsere Videotutorials bei Hilfebedarf.

In „Mein Konto“ gibt es unter „Einstellungen zu Ordnern und Themen“ die Funktion „Auch lautlose Beiträge anzeigen“. Wenn Sie Gruppenordner und Themen bereits auf „lautlos“ gesetzt haben, können Sie diese hier zusätzlich in den Übersichten ausblenden lassen.

In Cocuun gibt es dazu die Funktion „Beitrag markieren“. Einfach den entsprechenden Eintrag anklicken bzw. antippen und im darauf erscheinenden Menü „Beitrag markieren“ verwenden.

Um markierte Beiträge schnell wieder zu finden, nutzen Sie dafür das „Stern“ Symbol in der Ordner- bzw. Themen Menüleiste. Die Markierfunktion kann auch für Wiedervorlagen dienen.

Wir empfehlen Ihnen, die App bzw. die Applications für Windows und macOS immer auf die neuste Version zu aktualisieren, damit der volle Funktionsumfang jederzeit gewährleistet ist. Da Cocuun ständig weiterentwickelt und verbessert wird, können wir nur 2-3 ältere Versionen kompatibel halten – und weisen dann zur Sicherheit auf eine veraltete Version hin.

Am besten aktivieren Sie in den Einstellungen Ihres Mobilfunkgerätes daher die automatischen Updates.

Proaktiv können Sie Updates auch selbst starten:

Als iOS-Nutzer gehen Sie dann einfach in Ihrem App Store auf Cocuun – und hier auf den Button „aktualisieren“.
Link: https://itunes.apple.com/de/app/cocuun/id1266271299

Als Android-Nutzer gehen Sie im Play Store auf Cocuun – und hier auf den Button „aktualisieren“.
Link: https://play.google.com/store/apps/details?id=de.exec.app&hl=de

Am Windows-PC nutzen Sie am besten die Desktop-App. Sie erhalten automatisch neue Updates.

Und für Ihren Mac bieten wir die Application für macOS. Auch diese aktualisiert sich automatisch.

Wenn beim Start (Anmeldung) von Cocuun nichts passiert, so prüfen Sie bitte Ihre Internet-Verbindung. In einem solchen Fall kann aktuell keine Verbindung zum Cocuun-Server hergestellt werden.

Sollten Sie sich in einem Firmennetzwerk befinden, muss ein ggf. eingetragener SOCKS-Proxy aus den Netzwerkeinstellungen entfernt werden. Bitte wenden Sie sich hierfür an Ihren Systemadministrator.

Wenn Sie trotz bestem Web-Zugang keine Nachrichten empfangen bzw. versenden können, dann kann ein Fehler dazu führen, dass die Synchronisierung blockiert wird. Bauen Sie den lokalen Offline-Speicher neu auf. Sie finden die Funktion unter „Mein Konto“.

Sollte beim Update der Desktop Application für Windows mal ein Fehler auftreten und das Update abbrechen, kann es notwendig sein eine komplett neue Synchronisation auszulösen.

So funktioniert das:

1. Die Desktop-Application beenden.
2. Im Windows-Explorer  %appdata%  in der Adresszeile eingeben. Dann im erscheinenden Ordner den Unterordner "Cocuun" löschen.
3. Das Gleiche auch mit  %localappdata%  machen.
4. Die Desktop-Application wieder starten, als Benutzer neu anmelden und die initiale Synchronisierung durchführen.

Sie erhalten keine Notifications (mehr) auf Ihrem Android-Phone, obwohl Sie diese in den Phone-Einstellungen für die Cocuun-App aktiviert haben?

Wenn die Cocuun-App über eine Umzugsapp (PhoneClone und andere) von einem alten Handy auf ein neues Handy übertragen wird, kann es sein, dass die Notifications zur App nicht auf dem neuen Gerät ankommen.
Lösung: App löschen, neu aus dem Playstore installieren, dann passt auch die Zuordnung bei Google wieder.